1-1 مقدمه
امروزه نرم افزارهای متعددی با توانمندیهای بالا در زمینه تایپ و چاپ مکاتبات وجود دارند که اغلب استفاده کنندگان pc ها در تایپ نامه های فارسی و لاتین از آنها بهره می گیرند .
در چند ساله اخیر چندین نرم افزار مناسب برای مکاتبات و تایپ جداول و گزارشات تهیه شده است توسعه و عملکرد اینگونه نرم افزارها بیشتر در جهتی بوده است که با تدارک حروف مختلف و امکانات جدول بندی و صفحه بندی ، حروف چینی فارسی کامپیوتری را سرویس دهند لذا کمتر در جهت اجرای وظایف دبیر خانه فعالیت شده است . علاوه بر این امروزه از نرم افزارهای واژه پرداز بسیاری جهت نگارش متون در امور تایپ ، نامه نگاری و حروف چینی به کار گرفته می شوند .
کاربردهای فراوان اینگونه نرم افزارها موجب گردیده که طراحان ( برنامه نویسی ) ، انواع واژه پردازها را با نگارش های گوناگون به بازار عرضه نمایند به گونه ای که هر نگارش جدید نسبت به نگارشهای قبلی از امکانات بیشتری برخوردار است . این نرم افزارها می توانند صفحه کلید کامپیوتر را به یک ماشین تایپ چند زبانه نموده ، متون تایپ شده را در حافظه کامپیوتر نگهداری نمایند و بعد از هرگونه اشکال زدایی ، ویرایش و اطمینان کامل از صحت تایپ توسط چاپگر آن را چاپ کرده یا متن ویرایش شده را در حافظه جانبی ذخیره کنند . در مقایسه کامپیوتر با ماشین تایپ امکانات وسیع واژه پردازها در ویرایش متون از قبیل حذف – کپی – جایگزین نمودن کلمات و جملات – پردازش صفحات و صفحه بندی اتوماتیک – سرعت و دقت عمل این برنامه ها و صرفه جویی در وقت و کاغذ مصرفی به خوبی مشهود است .
با تعریف فوق کمبود نرم افزاری که بتواند در خدمت فعالیتهای مکاتباتی – بایگانی و پیگیری مدیریت قرار گیرد مشخص می گردد .
2-1 سیستم دبیر خانه
طراحی سیستم دبیر خانه با هدف مکانیزه کردن یا به عبارتی کامپیوتری کردن کلیه اموری و فعالیت ها یی در ان بخش وجود دارد صورت گرفته است طراحی چنین سیستمی برای ارتقاء کار آیی عملیات شرکت ها ی گوناگون در امور اداری می تواند در وقت و هزینه ها و نیروی انسانی صرفه جویی قابل ملاحظه ای داشته باشد . در قرن حاضر که قرن ارتباطات و اطلاعات نامگذاری شده طراحی و ساخت چنین سیستم هایی هر چند کوچک می تواند تاثیر بسزایی در تسریع بخشیدن به امور دفتری شرکت ها باشد با توجه به حجم فوق العاده تبادل اطلاعات و همچنین تبادل نامه نگاری بین قسمتهای یک شرکت و یا بین شرکتهای مختلف نیاز به چنین سیستم هایی را دو چندان می کند . سیستم دبیر خانه حاضر برنامه ای طراحی شده درvisual basic می باشد که قادر است نیاز های کلی کار بران را در زمینه های تایپ انواع متون و نامه و نیز ارسال و دریافت نامه های مختلف و ثبت آنها و طبقه بندی گزارش گری ها از تمام فعالیت ها بر آورده سازد . کار با این برنا مه بسیار ساده بوده و انجام عملیات ورود اطلاعات – جستجو – تصحیح نا مه ها – ثبت نا مه ها و مرور کلیه منر ها واطلاعات ثبت شده به راحتی میسر بوده و نیازی به فراگیری خاصی نمی باشد .
3-1 مشخصات فنی :
برنامه سیستم دبیرخانه ها تماماً در محیط visual basic نوشته و طراحی شده است . در طراحی این برنامه سعی شده آخرین ویژن ، و همچنین استفاده از نرم افزار ویژه help به عنوان راهنما و کمک به نام Msdn استفاده شود .
ویژوال بیسیک یکی از زبان های بر نامه نویسی جهت تشکیل wysiwyg می باشد و این بدین معنی است که برنامه ای که می بینید همان چیزی است که بدست می آید لذا منرها ی طراحی شده به همراه کلیه تنظیمات آنها و اطلاعات مورد نیاز هر یک و همچنین منوی کد نویسی شده برنامه به راحتی در دسترس کار بر بوده که می تواند با Mouse به آنها وارد شود . در این برنامه عمده فعالیت کار بر با موس از کلید های میانبر نیز جهت سهولت دسترسی استفاده شده است که در هر یک از منو ها گزینه ها یا کلید های میانبر یا خطی که زیر آنها مشخص است . این امکان را به کار بر می دهد که با استفاده از کلید ALT در صفحه کلید به همراه حرف اول هر یک از گزینه ها به راحتی وارد منوی مورد نظر شود . لازم به ذکر است چون کلیه کلید ها و گزینه فارسی بوده کار بر باید کلید ALT را به همراه اول حرف فارسی هر کلید فشار دهد تا منوی مربوطه گشوده شود .
معرفی بخشهای مختلف سیستم
به منظور ارائه تصویری روشن و شناسائی امکانات متعدد سیستم دبیر خانه سعی شده نکات کل سیستم مورد بررسی قرار گیرد . همچنین خصوصیات سیستم ، توانائیهای آن و همچنین قسمتهای مختلف سیستم بطور اجمال تشریع خواهند شد .
مجموعه نرم افزاری دبیرخانه از دو بخش اصلی اطلاعات پایه و عملیات تشکیل شده است و هر بخش با قسمتهای متنوع دیگر سرویس های جانبی و امکانات فوق العاده ای در اختیار کار بران قرار می دهد .
اطلاعات پایه:
در این قسمت تمامی اطلاعات لازم که در واقع اساس مکاتبات راپی ریزی می نمایند توسط کار بر یکبار ایجاد شده و تا بوجود آمدن تغییرات جدید نیاز به ایجاد مجدد نمی باشد .
بخش اطلاعات پایه از دو قسمت اصلی واحد های داخلی و خارجی تشکیل شده است این واحد ها به عنوان مبداء و مقصد مکاتبات بکار می روند . پرونده های تشکیل شده در این واحدها در برگیرنده موضوعات کلیه مکاتبات بوده که توسط کاربرد ایجاد می شود و امکان جستجو و گزارش گیری متنوعی را فراهم می سازد . پرونده واحد های داخلی و خارجی تشکیل شده می تواند علاوه بر ایفای نقش واحدها همانند موضوعات به عنوان یک نوع طبقه بندی مکاتبات نیز به کار روند . بر اساس نیاز مبرم موسسات استفاده مکرر از قرار دادها ــ صورت حساب ها و دعوتنامه ها که بطور معمول و با تغییرات اندک مورد استفاده قرار می گیرند. در بخش اطلاعات پایه این امکان تدارک شده است که کلیه اطلاعات لازم برای این گونه فعالتها ثبت گردد تا در مواقع در دیگر قسمتهای سیستم از آنها استفاده گردد.
واحد های داخلی ذکر شده در اطلاعات پایه شامل قسمتی برای درج واضافه کردن و در نهایت ثبت اطلاعات کلیه قسمتهای یک موسسه یا شرکت می باشد این اطلاعات که بصورت مجزا برای هر قسمت یا واحد کاری بصورت یک منوی مجزا می باشد که شامل نام واحد کاری بصورت یک منوی می باشد که شامل نام واحد – نام مسئول و سمت مسئول و دیگر اطلاعات مورد نیاز درباره واحد مربوطه درج و با استفاده از کلید ثبت ما با انتخاب این گزینه شاهد یک ثبت و در نهایت گزارشگیری کا مل از اطلاعات ثبت شده در مورد واحد می باشیم این عملیات ورود و ثبت و در نهایت گزارش گیری اطلات را ما در مورد واحد ها ی خارجی نیز می توانیم انجام دهیم . در این قسمت از اطلاعات پایه کار بر می تواند ابتدا اطلاعاتی راجع به هر واحد خارجی که شامل نام واحد آدرس تلفن آن می باشد را وارد کرده ثبت کند و در صورت خواستن از آنها گزارشگیری نماید .
2-4-1 عملیات :
در این بخش تمامی سیستم دبیر خانه صورت می پذیرد صورت دین ترتیب که ایجاد نامه های صادره – وارد و داخلی و ثبت آنها و در صورت نیاز تصحیح آنها مستقیماً مورد استفاده قرار می گیرند . باورود به این قسمت دو گزینه ورود و تصحیح نامه ها و ثبت نامه پیش روی و تصحیح نا مه ها کلیه نا مه ها ی صادر شده یاوارده ای و یا داخلی یک شرکت را وارد کند یا از آنها گزارشگیری نماید و یا در صورت بروز اشتباه تایپی آنها را تصحیح نماید . هر یک از این سه قسمت خود به دو قسمت اشخاص و واحد خارجی یا داخلی تقسیم شده است . ما در این قسمت نامه ها ی صادر پس از ورود به منوی آن گزینه اشخاص و واحد خارجی را خواهیم دید که با انتخاب دکمه اشخاص و کلیک روی آن لیست اشخاصی که به نحوی نامه یا نامه هایی برای آنها صادر گردیده نمایش داده می شود که با انتخاب هر یک از این اشخاص ما وارد پرونده شخصی آن که در آن نام شخص – سمت و موضوع نامه ذکر گردیده می شویم و پس از ورود این اطلاعات یا تصحیح آنها با استفاده از کلید ثبت آنها را ثبت می کنیم .
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 24 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلودمقاله تجزیه و تحلیل در کامپیوتر
