دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
فصل اول : مقدمه
مقدمه:
به تدریج که سازمانها بزرگ و پیچیده و متنوع تر می شوند مشکلات و مسائل مختلف و متفاوتی رابا خود به همراه می آورند که در این صورت لازمه اداره کردن آن ارتباط و همکاری وهماهنگی در بخشهای مختلف سازمان با یکدیگر می باشد.
در این خصوص یکی از مهمترین بخشها انبار می باشد که به منوان یک حلقه اصلی در هر سازمان محسوب می شود.
امروزه انبار و انبارداری دیگر از اهمیت زادی برخوردار است و دیگر به انبار داری به چشم نگهداری و حفظ محصولات و کالااز زمان خرید یا تولید تا زمان تحویل و فروش و مصرف دیده نمیشود بلکه انبارداری شامل انبار کردن و فعالیت مرتبط با آن از قبیل ترکیب ، جابجایی،تخلیه و بارگیری و... می باشد.
لازم به ذکر است که مدیریت انبار باید از تعداد ، نوع ، اندازه ،نحوه تحویل وگرفتن و دادن کالاها و تعداد موجودی انبار باخبر باشند.
تعریف موضوع :
انبار به هر محل وفضایی گفته می شود که بتوان در آن انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت محصولات ساخته شده وقابل فروش و یا کالای نیم ساخته و انواع قطعات لوازم یدکی وتجهیزات و ماشین آلات ،ملزومات ،ابزار آلات وهرگونه کالای مستعمل وغیر قابل مصرف و اسقاطی را در آن به طور منظم وسیستماتیک وبرای مدت معین و یا نا معلوم نگهداری کرد.
انبارداری ،عبارت است از دریافت جنس یا کالااز خارج ونگهداری آنها طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن یا صدور به بخش تولید و تحویل گرفتن با صرف حداقل زمان ونیروی مورد نیاز باشد و رساندن اجناس وکالاها مورد نیاز بخشهای مختلف یا خریداران به آنها در حد اقل و دراسرع وقت ممکن.
استفاده کنندگان از گزارش :
استفاده کنندگان از این گزارش شامل تمامی شرکتها و ادارات دولتی و خصوصی میباشد.
هدف :
- راهکارهایی برای بهبود سیستم انبارداری
- بررسی موانع تسریع در حسابداری انبار
- ارائه راهکار جهت کاهش هزینه های انبارداری
فصل دوم : تعاریف
تعریف انبار:
بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی – صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف در آن نگهداری میشود یا می‌توان گفت ، مل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه محصول ساخته شده ، مواد ولوازم مصرفی ،( کالای در جریان ساخت ) ساخته قطعات یدکی ماشین‌آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری میشود آن هم بر اساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.
جایگاه انبار :
سازماندهی سازمانهای مختلف بنا بر نیازهای آنها متفاوت است :
1) ساختار ساختمانی
2) ساختار سازمانی
3) ساختار سازمانی
اهداف و وظایف انبار:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه سازمانهای دولتیوچه بخش خصوصی ،انبارداری عبارتست از کلیه ،تأمین ونگهداری کالاهای موردنیاز سازمان است فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبار ها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:
1ـ برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خوب
2ـ همکار ی و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده
3- نگهداری کالا در انبار بنحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعملهای سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جوئی و کاهش هزینه‌های تولید موجب شده و بنیه مالی ( سازمان ) شرکت را تقویت می نماید.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند :
1ـ انبارهای پوشیده : که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشند.
2ـ انبارهای سرپوشیده یا هانگارد : این انبارها دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالا را فقط از باران و آفتاب حفظ می نماید.
3ـ انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری میشود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار قطعات یا انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می آید ، انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری میشود به انبار کالاهای معمولی ، قابل اشتعال یاانفجار ،فاسد شدنی ،شیمیایی و سموم و انبار مواد غله تقسیم میشود و از لحاظ چگونگی وماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یاانبارهای توزیع محلی یا ناحیه ای یا انبارهای کارخانه های صنعتی تقسیم میشود و ممکن است دسته‌بندی دیگری را نیز از انبارها به عمل آورد که در زمره سایر روشهامی‌توان آنها را بررسی نمود.
انواع موجودیهای انبارها:
1ـ مواد اولیه : برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است.
2ـ کالای نیمه ساخته : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می باشد.
3ـ کالای ساخته شده :کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.
4ـ اجناس خریداری شده جهت فروش : که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودیبیشتر به چشم می‌خورد.
5ـ مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیر مستقیم مؤثرند مثل گریس ،روغن ، ملزومات و غیره
6ـ قطعات یدکی ماشین‌آلات : که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاهها به کار می‌روند.
7ـ ابزار آلات :که ابزار کارگاه ها برای تولید محصول می باشد.
8ـ اجناس اسقاطی : اجناسی که مستهلک شده و غیر قابل استفاده است و معمولاً به مزایده گذاشته یا تعمیر مجدد می‌گردد.
موجودیهای مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگزاری و کدگزاری مناسبی قرار گیرند.
سیستم انبارداری و مزیت‌های آن :
1ـ شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت تر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
2ـ تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیق‌تر در بخشهای مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری های مدیریت
3ـ دادن اطلاعات دقیق و صحیح به بخشهای موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها
4ـ ایجاد اطمینان خاطر در مدریت و مسئولین بخشها در صورت وجودسیستم منظم و تصمیم‌گیری به جا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی
اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود مشکلاتی گریبانگیر ما میشود که عبارت است از :
1ـ کمبود فضا : چرا که کالاهای خوب چیده نشده ومحلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است.
2ـ جابجایی اضافی ناشی از عدم وجودنظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان و صدمه دیدن کالاها
3ـ تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار وکاهش راندمان کاری مسئول انبار ، راننده تجهیزات ، کارگر تولید ، سرکارگر ، مدیر تولید و یا حتی مدیران رده های بالاتر
4ـ وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی به علت نامرتب بودن انبارها
5ـ ضایع شدن مواد ومحصول به علت عدم توجه به مسائل ایمنی ، نحوه استقرار کالا ، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا حتی می‌تواند موجب بروز خسارات مادی و جانی برای موسسه شود.
وظایف انبار دار :
1ـ تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان ، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه
2ـ صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی
3ـ مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ، ضایعات ،حادثه ناشی از طبقه‌بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام در انبار
4ـ پیش بینی ، برنامه‌ریزی و کنترل موادابار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه
وظایف مدیر انبارها :
1ـ توصیه و پیشنهاد روشهای انبارداری صحیح و اصلاحی دیگر
2ـ اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان
3ـ نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تبعه
4ـ تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شود.
وظایف رئیس یا متصدی انبار:
1ـ حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می باشد و مراقبت از آنها از فساد و مخاطرات احتمالی
2ـ اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هرموقع از زمان .
3ـ تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن
4ـ مراقبت در اینکه موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.
انتظارات مدیریت یک موسسه از سیستم کنترل انبارها :
1ـ وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید ،دریافت ، آزمایش ، انبار و حسابداری
2ـ تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید
3ـ به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات
انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که بنحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.
طراحی و برنامه‌ریزی تأمین کالا :
برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را بنحو احسن به مرحله اجرا در آورد و از خرید کالاهای زاید و بلا مصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کملود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود ،مدیران و مسئولین کلیه قسمتهای سازمان با همکاری مسئولین قسمتهای خرید و انبارها ، با برنامه‌ریزی صحیح و تحقیقات ومحاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورده نموده و با ایجاد سیستم صحیح ، از خریدهای بی رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید.
بطور کلی برنامه‌ریزی تأمین کالا ، متناسب با سیستم کارسازان ، موقعیت جغرافیایی ، امکانات مالی ، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و ارائه طرحی چون و چرا که در کلیه سازمانها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این امر مهم یاری نمود.
1ـ تعیین انواع کالای مورد نیاز سازمان : در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی موردنیاز است ؟
برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات ومراحل ذیل را به مرحله اجرا در آورد:
الف) قسمتهای مختلف :سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می‌دارند.
ب) قسمت تدارکات لیستهای ارسالی از قسمتهای مختلف را دقیقاً بررسی نموده وکالاهای مشترک المصرف و یا ملزومات عمومیرا بصورت فهرستی تنظیم و ثبت می نماید.
ج ) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیستهای فوق اضافه میشود.
د ) سپس کالاهای اختصاصی قسمتهای مختلف سازمان مشخص وبنام قسمت بدین ترتیب اسامی‌در خواست کننده بصورت کلی کالای مورد نیاز اضافه میشود .
کلیه نیازها با ذکر قسمتهای مصرف کننده آن مهیا میشود.
2ـ استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان :
در اجرای اصل مشخصات فنی و میازن ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف،مناسبترین نوع یا مارک هر یک از کالاها مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک را معین مینمایند . تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارکهای غیرمجاز خودداری نمایند.
3ـ تعیین مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولویت کالاها تهیه می‌شوند.
4ـ شناسایی منابع خرید و تأمین کالا : جهت حصول اطمینان از دفت و سرعت در خرید و عدم ایجاد وقفه و تأمین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگیهای معتبر فروش را مشخص کرد این موسسات و نمایندگیها همچنین بررسی امکانات تهیه وتولید ممکن است درداخل یا کشور باشند.
بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خودکفایی تقریبی را فراهم می اورد لذا علاوه بر صرفه جویی در قیمت خرید و حمل و نقل ، موجب افزایش مهارت کارکنان شده ونگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد . منبع دیگر تامین کالا ، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازمست انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمتهای نیازمند دیگر و یا در صورت عدم نیاز به فروش برسند تا از رکود سرمایه و فرسایش کالاها در انبارها جلوگیری شود .به طور خلاصه منظور از طراحی وبرنامه‌ریزی خرید و تأمین کالا اینست که مشخص نمائیم ؛
الف) به چه کالا ( کالاهایی ) نیاز داریم ؟
ب) این کالاها با چه مارک و مشخصاتی باشند ؟
ج) از هر قلم کالا چه مقدار احتیاج داریم ؟
د ) این کالاها از کجا خریداری و تأمین نمائیم ؟
هـ ) چه فضایی و در چه زمانی برای کالا در نظر بگیریم؟
تعریف طبقه‌بند و نکات مهم دراجرای آن :
به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروهها یا دسته هائیکه دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه‌بندی گویند.
1) برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
2) با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید.
3) انعطاف پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
عوامل مؤثر در انتخاب سیستم وشیوه طبقه‌بندی :
1ـ تعداد اقلام انبار وکالاها و همچنین ظرفیت انبارها
2ـ وسایل نگهداری کالا و میزان صارات و واردات کالاها
3ـ موقعیت جغرافیایی قسمتهای مصرف کننده
4ـ مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان
انواع طبقه‌بندی کردن :
1ـ طبقه‌بندی کردن کالاها مورد نیاز سازمان
2ـ طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار
3ـ طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد
4ـ طبقه‌بندی کالاها بر اساس طرحها و برنامه ها
5ـ طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف
در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه های عمده تقسیم و هر گروه را درانباری با توجه به عملیات و فعالیتها قرار داده و آن انبار را به همان نام می نامند.
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر آنرا به … خواص و حجم و کاربرد و میزان مصرف و امکانات نگهداری و گروههای فرعی تقسیم می نمایند.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را براورد و محاسبه نموده و کلهی این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان بندی اجرای هر برنامه کالاهایی موردنیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می‌دهند.
روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه موسسات صنعتی به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و دولتی و خصوصی به اجرا در می آید.
تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندارد گویند که مورد قبول و استفاده کلیه این طبقه‌بندی درسه گروه عمده و اصلی چند موسسات تولیدی قرار می‌گیرد .
گروه فرعی از هر گروه اصلی انجام میشود.
گروه اول مواد خام است که شامل موادی چوناحیوانات زنده ، محصولات خام حیوانی خوراکی، محصولات خام حیوانی غیر خوراکی ،الیاف خام نباتی ، الیاف خام حیوانی ،مواد خامحیانی ،مواد خام سوختنی ،سنگها و فلزات تصفیه نشده ، مواد معدنی و فلزی و … می باشد که هر کدام گروه های فرعی دارند .
گروه دوم مواد اصلی تولیدات یا مواد نیمه ساخته است مثل چرم و موادساخته شده حیوانی ، خمیر کاغذ سازی ،مواد چربی ،مواد ساخته شده از نفت خام . ماد شیمیایی ،مواد ساخته از فلزات تصفیه شده و …
گروه سوم یا محصولات ساخت و تولیدات است مثل محصولاتی که از یک نوع فلز معین یا چوب یا الیاف یا لوازم روشنایی و … ساخته میشود.
تعریف کد گذاری :
باایجاد رویه و سیستمی‌که به وسیله ان اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر بصورت خلاصه منتقل گردد کد گذاری گویند.
فواید کد گذاری:
1ـ جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق کالا .
2ـ استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی
3ـ ثبت عملیات واردات و صادرات کالا و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی
صدرو سفارش خرید به طور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساه تر امور و سهولت برنامه‌ریزی و کنترل
انواع روش کد گذاری :
1ـ روش اعداد ترتیبی
2ـ روش اعشاری
3ـ روش حروف الفبایی
4ـ روش نیمونیک یا روش استفاده از حروف اول نام کالاها
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار
ایجاد روشی است سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می‌سازد . در اصل فرآیند انبارداری از تأمین اعتبار تا تسویه حساب است .
بخش های درگیر در سیتسم اطلاعاتی انبار:
حسابداری ، کارگزینی ، فروش ، خرید ، بازار ،تدارکات ،طراحی و برنامه‌ریزی ، تولید
انواع هزینه‌ها :
هزینه سرمایه راکد، هزینه محل ،بیمه ، مالیات ، انبارداری یا نگهداری ،دستمزد ، فاسد و فرسوده شدن کالا ، هزینه‌های دفتری سفارشان ، هزینه‌ها ، هزینه‌های ناشی از تغییرات فصلی ، سفارش یا تهیه و ساخت ،موجودی قیمت ،هزینه خرابی محصولات و کارگری ، نصب و راه اندازی ، هزینه توقف خط تولید ، هزینه فرصت فروش های از دست رفته یا فقدان یاکسری ، هزینه عدم اجرای دقیق قرار داد .
شرکت فرش دارای سه انبار می باشد :
1ـ انبار قطعات
2ـ انبار مواد اولیه
3ـ انبار محصول
در ابتدا ما به توضیح انبار قطعات می پردازیم و سیستم و گردش کار را در آن در انبار قطعات یا به عبارت دیگر انبار فنی خرید به دو گونه بررسی می‌کنیم ،صورت می‌گیرد .
1- خرید داخلی
2- خرید خارجی
که خرید داخلی خود به دو قسمت تبدیل میشود:
1ـ خرید از داخل خودمشهد صورت بگیرد یا در تهران و شهرهای دیگر : درابتدا خرید داخلی بدین گونه صورت می‌گیرد که ، ما به توضیح خریدداخلی می پردازیم سرپرست قسمت با توجه به نیازی که داری توسط برگ هایی که حواله انبار نام دارد جنس را از انبار درخواست میکند اقلامی‌را که لازم دارد در آن فرم مربوطه می نویسد و مدیر آن قسمت آن را امضاء میکند پس از امضاء مدیر قسمت برگه حواله جای انبار دار می آید و اگر جنس در انبار موجود باشد که جنس را تحویل میدهد و از تحویل گیرنده جنس امضاء می‌گیرد.
حواله انبار دارای دونسخه می باشد که نسخه اول درانبار برای وارد کردن اطلاعات در کامپوتر و آمار گرفتن موجودی‌ها داخل انبار می ماند و نسخه دوم نزد درخواست کننده می ماند که ببیند چه چیزی را درخواست کرده است که این خودیک جنبه کنترلی دارد از طریق قسمت مربوط که ببیند این جنس را چه کسی درخواست و حسابداری کرده است و علت خراب شدن آن چیست و یا خراب شده است یا نه ، هیچگونه ثبتی در این مورد نمی زند.
این حالات بالا برای زمانی رخ میدهد که کالا در انبار موجود باشد. انبار دار حواله انبارها را شماره می زند و طبق کدی که دارد وارد کامپیوتر میکند و انبار دار می‌تواند تا پایان ماه این اقلام را اگر اشتباهی در وارد کردن ان داشته است تصحیح کند و بعد از یک ماه دیگر نمی‌تواند چونتوسط حسابدار از انبار شماره های ماه قبل فقل میشود و دیگر نمی‌توان بر روی آن دسترسی داشته باشیم . این حالتی که را که توضیح دادیم برای زمانی است که کالا در انبار موجود باشد ، حال اگر کالا درانبار موجود نباشد بایدمراحل زیر را اجرا کنیم .
انباردار بر روی حواله انبار می نویسد که کالا در انبار موجود نمی باشد و باید درخواست خرید شود و یک فرم آن را به مدیر قسمت میدهد و دو نسخه دیگر را نزد خود نگه می‌دارد .
درخواست ( برگ درخواست خرید جنس است ) مدیر قسمت توسط فرم هایی که خرید جنس را می نماید و آن رخواست را امضاء میکند و به انبار تحویل میدهد و انبار پس از مطابقت با درخواست جنس آنها ،آن برگه را امضاء میکند و به مدیر کارخانه میدهد و مدیر کارخانه هم آن را امضاء میکند و پس از امضاهای مجاز به دست تدارکات می‌رسد.
البته لازم به ذکر است که این برگه دارای چهار نسخه می بشد که نسخه اول آن برای اطلاع حسابداری و وضعیت نقدینگی به حسابداری می‌رود و ثبتی در این قسمت برای خرید نمی زند چون خرید هنوز قطعی نشده است و امکان برگشت کالا می باشد و نسخه دوم ان انبار قطعات می ماند و نسخه سوم قسمت درخواست کننده جنس برای بایگانی و نسخه چهارم تدارکات پس از آنکه برگه خرید جنس به دست قیمت ( استعلام بهاء ) تدارکات رسید تدارکات با توجهبه فرم هایی که دارد به نام های لازم را با توجه به کیفیت کالا و شرایط پرداختی به دست می آورد و در اختیار مدیریت کارخانه قرار میدهد و پس از تأیید مدیریت کارخانه قرار میدهد و پس از تأیید مدیریت کارخانه جنس خریداری میشود و این جا خود مدیر شرکت مستقیماً و این خود یک نقطه مثبت بر قیمت کالا نظارت دارد تا تخلفی صورت نگیرد.
برای مدیریت است که مستقیماً در جریان کار می باشد و البتهلازم به ذکر است که یاد آور بشویم که این نظارت بر طبق معاملات خرید صورت نمی‌گیرد پس از خریداری کالا ،کالای مربوطه به انبار آورده میشود البته رسید نمیشود پس از وارد شدن جنس به انبار ، انبار دار برگ خرید جنس را با جنس خریداری شده مقایسه میکند تا همان جنس خریداری شده باشد و در این جا انبار دار کنترل بر خرید کالا دارد.
پس از بررسی انبار دار از سرپرست قسمت تقاضا کننده کالا می‌خواهد تا جنس را رویت کند و نظر خود را اعلام کند ، اگر جنس موردتأیید سرپرست قسمت قرار گرفت که مراحل زیر را در پیش رو خواهیم داشت جنس مربوطه رسید انبار می‌گردد.
رسید انبار دارای چهار نسخه می باشد:
1ـ نسخه اول به همراه فاکتور خرید ، صورت خرید ،توسط تدارکات به حسابداری برای پرداخت وجه و ثبت های لازم داده میشود.
2ـ نسخه دوم در اختیار انبار قرار می‌گیرد برای وارد کردن اطلاعات در کامپیوتر و همچنین کنترل موجودی کامپیوتر و همچنین کنترل موجودی
3ـ نسخه سوم تدارکات برای بایگانی
4ـ حسابداری برای بایگانی
و دارای دو امضاء معتبر می باشد:
1ـ امضاء انبار دارد به منظور وارد شدن کالا به انبار
2ـ امضاء سرپرست قسمت به منظور تأیید کیفیت کالا
البته لازم به ذکر است که توضیح بدهم که رسید کالا دو گونه صورت می‌گیرد :
1ـ رسدی انبار معمولی
2ـ رسید انبار مستقیم
رسید انبار معمولی : همین رسیدی است که در بالا توضیح داده شده است .
رسید انبار مستقیم : در موردکالاهایی صورت می‌گیرد که مصرف آن در سال کم می باشد و به خاطر همین وارد کامپیوتر نمیشود و جزء موجودی انبار در نظر گرفته نمیشود و تفاوت دیگری هم که دارد رسید
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 84 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
