- مقدمه
استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان میباشد و علاوه بر دبیرخانههای مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونتها تشکیل گردیده است و در سایربخشها معاونت دیگر نیز در دست اقدام میباشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم میباشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری میباشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری میتوان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راهاندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
• شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسبترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرمافزار
• نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی
راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر میباشد.
• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری
4- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامهریزی
4-4- برنامه زمانبندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه میشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
برای تدارک نرمافزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیتهای زیر انجام شده است :
• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرمافزارهای کاندید
• تعیین شاخصهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرمافزار کاندید
• نتیجهگیری و گزینش سه نرمافزار برتر
• انتخاب نهایی نرمافزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
• نماینده واحدی که نرمافزار در حال نصب در آن میباشد.
مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر میباشد :
• تأمین سختافزار مورد نیاز برای راهاندازی سیستم
• تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راهاندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
• محدودیتهای موجود در زمینه تدارکات
• اولویتبندی انجام کار اتوماسیون
3-4- شناخت و برنامهریزی
برای انتخاب نرمافزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهای دبیرخانه موجود، محلهای استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راهاندازی فعالیتهایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناخت اولیه برای انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری مناسب
• شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راهاندازی
• شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم
همان طور که مشاهده میشود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکانسنجی پیادهسازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سختافزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوههای استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیشروی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راهاندازی سیستم هر یک از معاونتها که برای نصب و راهاندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشکار، شیوههای ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامههای وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سختافزاری، نرمافزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.
در زمینه برنامهریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناسایی فعالیتهای مرحله نصب و راهاندازی
• تهیه و تدوین برنامه زمانبندی
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب و راهاندازی
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر میباشد :
• مقدمات انجام کار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم
براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمانبندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازی تهیه گردیده است.
5-4- آموزش
برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
• اعضای دبیرخانه
• معاونین و مدیران کل
• مسئولین دفاتر
• رؤسای ادارات
تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام میپذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردشکار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزشهای انجام شده به صورت زیر میباشد :
دبیرخانه مرکزی 1 و 2 14
دبیرخانه معاونت اداری و مالی 6
دبیرخانه معاونت برنامهریزی 8
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی 8
رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی 12
دبیرخانه معاونت اقتصادی 6
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن 14
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید 25
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی 16
معاونین و مدیران کل 2
جمع 111 نفر
6-4- نصب و راهاندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانههای مرکزی نامهها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت مینمایند. علاوه بر این نامهها Scan شده و تصویر نامهها در سیستم موجود میباشد و معاونتها با توجه سطح دسترسی میتوانند نامههای مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائیکه نصب سیستم در معاونتها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامهها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام میپذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامهها به صورت مکانیزه فراهم میگردد. درحال حاضر در معاونتهای اداری و مالی، اقتصادی و امور بینالملل و معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت میگردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونتها نیز به صورت متمرکز تشکیل میگردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه میتواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راهاندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری مییابد.
در معاونتهایی که سیستم راهاندازی شده است، نامهها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی میباشد
.
7-4- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیتهای زیر در جریان میباشد :
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونتها
• رفع مشکلات موجود حین انجام کار
• انجام هماهنگیهای لازم در مورد اشکالات سختافزاری
پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)
انتخاب نرمافزار 100%
عقد قرارداد با شرکت مورد نظر 100%
تشکیل کمیته راهبری 100%
شناخت و برنامهریزی 100%
آموزش 80%
نصب و راهاندازی سیستم 70%
پشتیبانی 30%
لازم به ذکر است که با توجه به رفع موانع و کاهش تنگناها در زمینه سختافزار و تدارک نیازها درصدهای باقیمانده از آموزش و نصب و راهاندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال میتوان به شکلگیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقیمانده اشاره نمود که انتظار میرود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمانبندی نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.
پیوست 1
گزارش ارزیابی نرم افزارها
فهرست مندرجات
1- مقدمه 1
2- وضعیت موجود 3
1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) 4
2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی 4
3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) 5
4-2- شبکههای داخلی وزارت صنایع و معادن 5
3 – چگونگی گزینش نرمافزار مناسب 8
1-3- مفروضات 9
2-3- تعیین نیازها 10
3-3- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران 10
4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرمافزارهای کاندید 10
5-3- ارزیابی نرمافزارهای کاندید 11
6-3- گزینش 14
4 – نتیجهگیری 23
1- مقدمه
با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امکانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار میگیرد تا سادهتر، با سرعت بیشتر و با بهرهوری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امکانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمانها است که سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای کارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر میگردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن که پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیک ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی که استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهرهوری، تسریع در زمان انجام کار، تسهیل در پیگیری امور و مکاتبات میتواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راهاندازی آن را از جمله اقداماتی تشخیص داده است که دارای الویتی بالا هستند. (گزارش اولیه بررسیهای این کار در پیوست یک آمده است)
به همین منظور پروژهای تحت عنوان “اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ” تعریف شده و اجرای آن به شرکت مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی کلیه نرمافزارهای قابل قبول و موجود در کشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بکارگیری در وزارت صنایع و معادن میباشد، به نحوی که با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرمافزار پیشنهادی به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.
2- وضعیت موجود
1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه)
در حال حاضر کلیه نامههای وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره 2 این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت میشوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده میشوند شمارهای به آنها اختصاص داده میشود. پس از ارجاع نامهها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پیگیریهای آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد. نامههای صادره از وزارت صنایع و معادن و نامههای داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمیشوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود 5 سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار میگیرد. ایستگاههای کاری مستقر در دبیرخانه 6 دستگاه میباشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پیگیری استفاده میشود. سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست. گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفادهای که از آن میشود این است که بجای ثبت نامههای وارده در دفتر، ورود نامهها در کامپیوتر ثبت میشود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمیشوند.
سیستم فقط میتواند اطلاعات یکسال پیش را برای پیگیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامهها، نامههای صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت میشد، پیگیریها با سهولت بیشتری صورت میپذیرفت.
2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی
سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار میگیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرمافزار در طی سال 78 تحت عنوان نرمافزارهای “دبیر” و “مدیر” عرضه میگشته است. در نیمة دوم سال 78 پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستمها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال 78 نصب و راهاندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است. طبق توافق به عمل آمده کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه مینموده است. در سال 79 نیز همین روند ادامه داشته است. ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونهای که نرمافزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرمافزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و میرسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرمافزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرمافزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت. کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند. در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرمافزارهای کاندید، این نرمافزار با کسب 91 امتیاز از جمله نرمافزارهایی است که جزء نرمافزارهای دارای بیش از 85 امتیاز منظور شده است.
3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق)
پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامة شماره 01061102 به تاریخ 21/3/1380 آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامهریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راهاندازی شده است. این نرمافزار هم در زمره نرمافزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرمافزارها، از قابلیتها و تواناییهای سیستم در محل شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستمها پس از اینکه حدود 50% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب میشوند و در حین کار، هم سیستمها تکمیل میشوند و هم نظرات کاربران اعمال میشود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است. در حال حاضر سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرا است .
سیستم مربوطه مانند سایر نرمافزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.
4-2- شبکههای داخلی وزارت صنایع و معادن
وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره 1 (خیابان سمیه) و ساختمان شماره 2 (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکههای داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بودهاند، دارای ساختارهای متفاوتی میباشند. وضعیت کلی هر یک از ساختمانها از نظر استقرار شبکه داخلی به شرح زیر است :
1-4-2- ساختمان شماره 1
به منظور بهرهبرداری از شبکه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاقها کابل کشی شدهاند و در صورت نیاز با تأمین رایانه، اتصال به شبکههای داخلی در تمام اتاقها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستارهای (Star) است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سه سرویسگر در حال حاضر به منظور نصب سیستم عاملهای شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفتهاند. به منظور بهرهگیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server . در حال حاضر در کل طبقات ساختمان حداکثر 20 ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستمها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخشهای مستقر در این ساختمان خود دارای شبکة داخلی خاص خود هستند که اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.
2-4-2- ساختمان شماره 2
در حال حاضر کلیه اتاقهای این ساختمان دارای کابل شبکه نیستند. طبق بررسی خاصی که در حال حاضر تحت عنوان “وضعیت موجود سیستمهای سختافزاری و نرمافزاری وزارت صنایع و معادن” در حال انجام است، بین 150 تا 200 اتاق از کل اتاقهای موجود دارای کابل شبکه هستند. به عبارت دیگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد کابل کشی شبکه هستند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست آتی وزارت صنایع و معادن اقدام خواهد شد. توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستارهای (Star) است. در این ساختمان نیز برخی قسمتها دارای شبکههای داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند. به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه همکف دارای شبکهای با توپولوژی bus است و خود دارای 6 ایستگاه کاری در طبقه همکف و 2 ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است. Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند. سیستم عامل مورد استفاده در شبکه NT است و دارای 4 سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شدهاند.
3-4-2- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر
در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از تعیین وضعیت موجود سیستمهای سختافزاری و نرمافزاری، نسبت به چگونگی ارتباط برقرار کردن بین این دو ساختمان تصمیمگیری خواهد شد. چنانچه سیاست وزارت صنایع و معادن بر این باشد که سیستم دبیرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، این امر مستلزم برقراری ارتباط بین شبکههای دو ساختمان است.
3- چگونگی گزینش نرمافزار مناسب
پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات، مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب با نیازهای وزارت صنایع و معادن توسط ، آقای مهندس بشارتیان از طرف این شورا طی حکم شمارة 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسی، امکان سنجی و ارائه راهحل در مورد اتوماسیون اداری گردیدند.
با توجه به الویتی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده است، در حداقل زمان ممکن گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی دبیرخانه و اتوماسیون اداری تشکیل گردید.
1-3- مفروضات
طی جلساتی که به منظور شناسایی کسب نظرات مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن در زمینه وضعیت فعلی و برنامة آتی گردش مکاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زیر حاصل گردید :
1-1-3- شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راهاندازی شده است و در صورتی که نیاز به تکمیل یا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
2-1-3- ملاحضات امنیتی در خصوص ایمن سازی شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعة وزارتخانه را شامل نمیشود.
4-1-3- سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راهاندازی خواهد شد.
5-1-3- تجهیزات سختافزاری و احیاناً نرمافزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه دادهها و…) که برای راهاندازی لازم باشند، در صورتی که قابل تأمین توسط شرکت عرضه کننده نرمافزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
6-1-3- در صورتی که نرمافزارهای مورد ارزیابی قابلیت پشتیبانی از گردش کار(Work Flow) را داشته باشند، الویت خواهند داشت.
7-1-3- برنامة کلی نصب و راهاندازی در سه مرحله خواهد بود. در مرحله اول تا سطح رؤسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحلة سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.
8-1-3- طبق اظهار نظر مدیر کل محترم امور اداری، طی نامة شماره 627801 مورخ 16/4/80 فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح رؤسای ادارات اجرا میگردد. تعداد این افراد 154 نفر میباشد.
2-3- تعیین نیازها
با استفاده از نظرات مسئولین ذیربط، بازدید از سیستمهای اتوماسیون اداری فعلی مستقر در دفتر وزارتی و دبیرخانه وزارت صنایع و معادن (واقع در ساختمان شماره 2)، وضعیت فعلی و خطمشی آتی وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری عاید گردید. بر اساس نتایج حاصل در این مرحله نیازها تعیین شدند.
3-3- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران
در این مرحله اقدام به شناسایی و جمعآوری اطلاعات اولیه نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود گردید. به همین منظور از اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات و مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن نیز خواسته شد که چنانچه موردی را مناسب میدانند معرفی نمایند تا مورد ارزیابی قرار گیرد. جهت شناسایی شرکتهای عرضه کننده نرمافزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه از اطلاعات موجود در نشریات و سایت اینترنتی شورای عالی انفورماتیک کشور و انجمن شرکتهای انفورماتیک ایران استفاده شد. از بین نرمافزارهای دبیرخانه آنهایی که بر روی شبکه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند که برای استفاده در سازمانهای بزرگ مناسب هستند، برگزیده شدند.
با توجه به اطلاعات کسب شده در خصوص نرمافزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با یک بررسی اولیه 15 نرمافزار به عنوان کاندید تعیین شدند و مشخصات شرکتهای عرضهکننده آنها (مثل نشانی، تلفن، فرد مسئول و…) برای بررسی عمیقتر بدست آمد. اسامی نرمافزارها و شرکتهای عرضهکننده در جدول شماره 1 درج شده است که در بخش ارزیابی نرمافزارهای کاندید ارائه میگردد.
4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرمافزارهای کاندید
با استفاده از تجربیات قبلی در زمینه سیستمهای اتوماسیون اداری و مطالعات انجام شده در شورای عالی انفورماتیک کشور، اقدام به تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزار مورد نظر گردید، این پارامترها در برگیرنده موارد زیر هستند :
1-4-3- مشخصات عمومی نرمافزار
2-4-3- نیازها (سختافزاری و نرمافزاری)
3-4-3- تعدد دبیرخانهها
4-4-3- امکانات کاربری
5-4-3- امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها
6-4-3- چگونگی حذف مکاتبات
7-4-3- چگونگی پاراف و امضاء و مهر نامهها
8-4-3- حفاظت و کنترل دسترسی
9-4-3- امکانات پیام رسانی
10-4-3- امکانات ثبت قرار ملاقاتها
11-4-3- وجود دفاتر راهنما
12-4-3- امکانات پیگیری و گزارشگیری
13-4-3- چگونگی تهیه نسخههای پشتیبانی
14-4-3- چگونگی ارائه آموزش و خدمات پشتیبانی و رفع اشکال کاربران
15-4-3- چگونگی ارائه نسخه جدید نرمافزار
16-4-3- قیمت نرمافزار
پس از تعیین پارامترها، به منظور تعدیل و احیاناً اصلاح پارامترهای تعیین شده، از صاحبنظران و اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات نظر خواهی شد و در نهایت با اعمال رهنمودهای ارائه شده، معیارها و قابلیتهای مورد ارزیابی در نرمافزارهای اتوماسیون اداری در قالب فرمی در 6 صفحه و با 175 پارامتر نهایی گردید.
5-3- ارزیابی نرمافزارهای کاندید
به منظور مراجعه حضوری به شرکتهای عرضهکننده نرمافزار اتوماسیون اداری کاندید، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلی، با مسئولین ذیربط در شرکتها تماس گرفته شده، برنامهای جهت بازدید از قابلیت نرمافزارها تعیین گردید و متعاقب آن مطابق با برنامه تعیین شده، شرکتهای عرضهکننده و نرمافزارها بصورت حضوری مورد ارزیابی قرار گرفتند و نتایج ارزیابی ثبت شد. در ضمن مشتریان فعلی نرمافزار شناسایی شدند تا در مراحل بعدی نرمافزارهایی که دارای امتیاز مناسب هستند از این نظر نیز ارزیابی گردند.
برنامه بازدید از شرکتها در جدول شماره 1 درج شده است.
جدول شماره 1 – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها
ردیف نام شرکت تاریخ مراجعه ساعت مراجعه نام نرم افزار تماس با نشانی تلفن فاکس
1 خبره پرداز پارس 22/03/80 15:00 اتوماسیون دفتری آقای اژدری خ خرمشهر خ عشقیار ک دوم ش 9 واحد 5 19 و 8737018
2 آوین تک 29/03/80 13:00 آوین پیک خانم ممقانی خ خرمشهر جنب پمپ بنزین ش 96 8767240 و 8747634 8767240
3 راد سامانه - مشاور وزارت معادن و فلزات 30/03/80 14:00 دبیرخانه دکتر رضا رمضانی خ خرمشهر خ عشقیار ک چهارم ش4 8762120 8741620
4 تینا سامانه 02/04/80 13:30 دبیرخانه و مکاتبات آقای مؤذنی خ میرداماد م مادر (محسنی) خ شاه نظری ش 37 واحد 18 6 و 2227006 2227008
5 دلتا پردازش 02/04/80 15:30 دبیرخانه آقای مجید پارساییان خ آزادی جمالزاده جنوبی مقابل درمانگاه ش 207 ط 3 واحد 4 6433561-09112902889 6432561
6 مشاورین پارس سیستم 03/04/80 13:00 دبیرخانه و کارتابل خانم امامی خ مطهری خ کوه نور کوی ششم ش 6 8731032 و 8735666 8735389
7 پتسا 03/04/80 15:00 دبیرخانه (اینترانتی) خانم قاسمی آقای محمدی م آرژانتین خ بخارست خ 19 ش 20 8754748 8747761
8 رهیافت 04/04/80 13:00 نما آقای آقاجانزاذه خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش 6 8724278 و8724295 8724309
9 همکاران سیستم 04/04/80 14:30 اتوماسیون اداری آقای نکویی خ قائم مقام جنب تهران کلینیک خ شهداء ش 28 8715116 و8725863 8715638
10 رز سیستم 05/04/80 10:00 نامه آقای شریفی خ فاطمی خ دائمی ش 125 8951000 8967879
11 ایزایران 05/04/80 14:00 دبیرخانه آقایان اخوان نیاکی،کلانتری میدان نوبنیاد –ساختمان جدید ط 1 2545662
12 فرامطلق 06/04/80 13:00 زونکن آقای اسماعیل نیا خ ولی عصر مقابل پارک ساعی ش 6/1050 برج نگین ساعی واحد 308 07-8714702 87114707
13 مهندسی نرم افزار رایورز 06/04/80 15:00 اتوماسیون اداری خانم فرجی خ خالد استامبولی خ 18 ش 30 8721501 و 8721503 8711504
14 طراحان بهینه 10/04/80 9:00 دبیرخانه آقایان حامد و میری خ شریعتی پایین تر از بهار شیراز ( پایین تر از ک جوهرچی ) ش 400 ط اول 771640 و 767473 769951
15 برید سامانه نوین 10/04/80 14:00 دبیرخانه آقای جامی مقدم نارمک خ سمنگان ش 397 7905974 و 7903120 7904971
6-3- گزینش
با استفاده از اطلاعات جمعآوری شده در مراحل قبلی، نسبت به ارزش دهی به پارامترها اقدام شد. از کل 100 امتیاز در نظر گرفته شده، بر حسب اهمیت امتیازهای زیر به بخشهای مربوطه اختصاص داده شد :
- قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرمافزار (با توجه به اهمیت خدمات پشتیبانی و راهاندازی کامل نرمافزار) (30امتیاز)
- تطابق نرمافزار با نیازهای وزارت صنایع و معادن (از لحاظ شبکه و تعدد دبیرخانهها و ساختمانها) (20امتیاز)
- محیط اجرایی و امنیت نرمافزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنیتی و شبکه موجود در وزارت صنایع) (15 امتیاز)
- توانایی نرمافزار (از لحاظ امکانات بایگانی، پیگیری، کاربری و…) (30 امتیاز)
- تسهیلات نرمافزار (امکانات نرمافزار از لحاظ ثبت قرارها، دفاتر راهنما، پیامها و…) (5 امتیاز)
ارزیابی نرمافزارها بر مبنای پارامترهای تعیین شده در مراحل قبلی در جدول شماره 2 درج شده است و جدولهای شماره 3 و 4 جمعبندی پارامترهای ارزیابی شده در خصوص نرمافزارهای کاندید را نشان میدهند.
جدول شماره 2 - پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما
نامه (اداری) دبیرخانه
اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات
دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه
آوین پیک نام و کد نرمافزار
قابلیت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Access مشخصات عمومی نرمافزار
D5 D5 D5 D4 D5 C VB VB VB VC D5 Out LOOK Centura VB D5 نوشته شده با زبان/ زبانهای ( ...(Vc,C, VB, D=Delphi ,
امکان استفاده در شبکه
1 3-1 2-1 2-1 3-1 1 1 3-1 1 الویت کاربرد: 1- دبیرخانه 2- آرشیو تصویری 3- اطلاعات مدیریت
3-2 3-2 3 3 3 3 2 3 3 3-2 3 3 مناسب برای سازمانهای: 1- کوچک 2-متوسط 3- بزرگ
؟ 5/7(3) 10 برحسب مورد 20 16(3) 7 25(50) 10 7(5) 8 40 15 5/7 20 قیمت سیستم ( به صد هزارتومان) تعداد کاربر به ازای قیمت پایه ذکر شود
- 5/7 - - - برحسب مورد - - - 7 - - - 6-2 - قیمت به ازای هر کاربر اضافه ( به ده هزار تومان)
نیازها
سخت افزاری :
OS OS OS OS OS OS OS OS OS +133 OS OS OS OS +133 نیازهای ایستگاه های کاری از نظر: CPU
- - - - - - - - 95+ 64 - - +64 - +32 حافظه اصلی (RAM)
- - - - - - - - 4 6 - - - - - حافظة فرعی (دیسک)
پویشگر SCANNER))
OS OS OS OS OS OS OS OS OS OS OS OS OS OS +233 نیازهای ایستگاه مرکزی از نظر: CPU
- - - - - - - - - - - - +256 - +256 حافظة اصلی RAM) به MB )
- - - - - - - - - - - - - - 30b حافظة فرعی (دیسک به MB)
نرم افزاری :
1256 1256 پارسا 1256 1256 1256 1256 1256 1256 1256 پارسا 1256 سیستم عامل ایستگاه های کاری :
9x 9x 95+ 98+ 98+ 3.1+ 9x 9x،3 95+ 9x - 98+ 98+ 9x 9x MS-WINDOWS( با ذکر نسخه)
- - - - - - - - - - - - - - - غیره
سیستم عامل شبکه :
- - - - - - - - - - - Novel Netware
Windows NT
- - - Ms Windows 2000 Advanced Server
- - - - - - Unix Unix - - - - - - - غیره
جدول شماره 2 - پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
رادسامانه همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما
نامه (اداری) دبیرخانه
اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات
دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه
آوین پیک نام و کد نرمافزار
قابلیت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
پایگاه داده مورد استفاده :
- - - - - SERVER MS SQL
- آتی - - - - - - - - - - - ORACLE
- - - Interbase - XBASE - Acceess 2 - - Interbase - - - پارادکس غیره
تعدد دبیرخانه ها :
وجود دبیرخانه مرکزی
نامحدود نامحدود - نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود تعداد دبیرخانه های فرعی در صورت وجود
امکانات کاربری
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود 50 نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداکثر تعداد ایستگاه های کاری همزمان
- - + + - - - * کاربرپسند بودن صفحات نمایش
- - - آسان بودن کار با سیستم
HTML کلی آتی کلی - - انگلیسی آتی - دارا بودن راهنمای (ON-LINE)
SQL Wait پایگاه داده SQL Aceess SQL SQL Oracle SQL پایگاه داده امکان تغییر اطلاعات به وسیلة کاربران به طور همزمان
SQL پایگاه داده SQL SQL SQL پایگاه داده امکان به روز رسانده شدن همزمان تغییرات در کلیة ایستگاههای کاری
1 - - پایگاه داده - - - Rollback SQL قبل از ثبت SQL - SQL پایگاه داده امکان بر گرداندن تغییرات داده شده : 1-کلیه تغییرات 2-آخرین تغییرات
بی نیاز بی نیاز Out LOOK بی نیاز امکان کنترل صحت ورود داده ها (ویرایش در هنگام واریز اطلاعات)
Out LOOK امکان استفاده از منوهای از پیش تعریف شده برای درج اقلام اطلاعاتی
اطلاعات پایه - بسته به اختیار Out LOOK امکان تعریف موارد منوها به دلخواه
امکانات بایگانی
درختی - درختی امکان گرفتن سابقة یک سند از اول تا به حال
تعیین نحوه مکاتبه (نامه، نمابر،تلکس،تلفن گرام،گزارش،پیام،یادداشت ، …)
تعیین اهمیت نامه (عادی،محرمانه،خیلی محرمانه،سری،خیلی ،سری،…)
صادره وارده صادره وارده صادره وارده صادره وارده تعیین نوع نامه (داخلی،وارده،صادره)
- - - تعیین نحوة ارسال (دستی،پست عادی،ّست سفارشیشرکتهای حمل و نقلو … )
جدول شماره 2 - پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
ز همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زونکن پیشرفته
نما
نامه (اداری) دبیرخانه
اتوماسیون دفتری دبیرخانه مکاتبات
دبیرخانه دبیرخانه
دبیرخانه
آوین پیک نام و کد نرمافزار
قابلیت
15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
3 سطح تعیین فوریت نامه (عادی،فوری،خیلی فوری،آنی،…)
1 1 1 1 1 1 1 1 درج تاریخ نامه 1-شمسی 2-میلادی
درج 1- پیوست 2- شرح پیوست
وجود نامه های مدت دار (دارای مهلت پاسخ (تاریخ))
نامحدود نامحدود نامحدود 20 نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود درج رونوشت ( با ذکر حداکثر تعداد رونوشت ها)
- موضوع درج خلاصة نامه
بصورت توضیح درج عطف / پیرو
1 1 درج 1-تاریخ 2- زمان دریافت
باجمله درج نوع اقدام (پیگیری،مذاکره،بایگانی،تشکیل جلسه و…)
- - درج محل بایگانی (پرونده،طبقه،زونکن، …)
تایپ و پویش (اسکن) کردن متن
امکان طبقه بندی موضوعی نامه ها
امکان دادن ارجاع در مورد هر سند ثبت شده
- امکان یکسان نبودن تاریخ ثبت با تاریخ نامه (در نامه های صادره)
آرشیو تصویری اسناد
موضوع فیزیکی Folder موضوع موضوع سیستم آزشیو 3 طبقه امکان ساخت کشوهای مختلف جهت دستهبندی و طبقه بندی اسناد به دلخواه
بایگانی ضمائم اسناد
2 امکان بایگانی 1-صدا 2- تصویر
امکان مشاهدة اصل تصویر در هنگام بایگانی
نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود 99 نامه 999 پیوست نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود نامحدود حداکثر تعداد صفحات یک سند تصویری
- - - - - - - - - - - - Latin - امکان تبدیل تصویر به متن (ocr):
- - - - - - - - - - - - Latin - جستجوی کلمات از درون متن
5 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 کد نرمافزار
انعطاف پذیری تصاویر
- - - - چرخش تصویر
- - بزرگ نمایی تصویر
جدول شماره 2 - پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه
ز همکاران سیستم مهندسی نرم افزار رایورز مشاورین پارس سیستم طراحان بهینه فرامطلق رهیافت رز سیستم دلتا پردازش خبره پرداز پارس تینا سامانه پتسا برید سامانه نوین ایز ایران آوین تک نام شرکت
دبیرخانه اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری دبیرخانه و کارتابل
دبیرخانه
زون
دانلود مقاله طرح اتوماسیون اداری
